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西北农林科技大学归档文件整理规则

【作者】:档案馆 【发布时间】:2015-05-04


  为适应档案管理现代化需要,规范归档文件整理方法,提高工作效率,遵照中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2000),结合我校档案工作实际,特制定《西北农林科技大学归档文件整理规则》供各归档部门遵照执行。
一、定义
   1、归档文件:各部门在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
   2、归档文件整理:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒、使之有序化的过程。
   3、件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,正文与公文处理单为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文、请示和批复为一件(不同年度的也可各为一件)。
二、整理原则
   遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管利用。
三、质量要求
   1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制。喷墨打印机件、传真件等应复制后保存,原件在前,复制件在后。
   2、归档文件的字迹应确保耐久性,禁止使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久的材料书写。归档文件使用的纸张和装订材料应符合档案保护要求。
四、整理方法
   1、装订 归档文件应按件装订,装订前应剔除文件上易锈蚀的金属物,装订不要影响归档文件的阅读和复制。装订时正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文、请示与批复为一件时,复文在前,来文在后;批复在前,请示在后。每件文件装订时,一般采用不锈钢钢夹将文件夹牢,如果文件过厚可采用“三孔一线”装订法,文件过薄可采用胶水粘贴法。
   2、分类 归档文件按[年度-档案类目-保管期限]分类。 (1)年度:指文件形成年度。跨年度的应按文件落款时间;无法用成文时间进行排序,将时间定为每年年末。 (2)档案类目:根据《西北农林科技大学档案实体分类》,归档文件分为:党群、行政、教学、科学研究、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、基本建设、财会、外事等。 (3)保管期限:永久(Y)、长期(C)、短期(D)。
   3、排列 归档文件应在档案分类最低一级类目,同一保管期限内,按文件成文日期的顺序排列。同一日期的归档文件可按文件发文字号大小进行排列,有年无月的文件可归入年末,有月无日的文件可归入月末。
   4、编号 归档文件应依档案分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页左上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、类目代码、馆编件号、保管期限等。 (1)全宗号——用阿拉伯数字将学校档案按8个全宗排序。如西北农林科技大学用“8”作代号。 (2)年度——文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如2000。 (3)保管期限——归档文件保管期限(永久、长期、短期)或代码(Y、C、D)。 (4)件号——文件的排列顺序号。 在档案实体分类的最低一级类目,同一保管期限内,按文件的形成日期从“1”开始编制顺序号。 (5)类目代码——采用《西北农林科技大学档案实体分类类目》规定的类目代号,分别为:党群DQ、行政XZ、教学JX、科研KY、设备SB、产品CP、出版CB、基建JJ、财会CK、外事WS。
   5、编目 (1)归档文件应逐件编目。请示与批复、来文与复文作为一件时,只对批复和复文编目。归档文件依据分类类目,馆编件号顺序编制目录,归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。 ①件号——馆编件号。 ②责任者——制发文件的单位或个人,即文件的发文机关或署名者,要求全称或规范化的简称。 ③文号——文件的发文字号(要求全号)。 ④题名——文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[]”号。 ⑤日期——文件的形成时间,以8位阿位伯数字标注年月日,如20000802。 ⑥页数——每一件归档文件中有图文页面的总页数,归档文件按件从“1-n”编写连续页号。 ⑦备注——注释文件需说明情况。盒号可填写在备注项里。 (2)归档文件目录纸幅尺寸采用国标A4型,归档文件目录装订成册并编制封面,作为手工检索工具。
   6、装盒 将归档文件按馆编件号顺序依次装入档案盒,并填写档案盒封面,盒脊和备考表。 (1)档案盒:档案盒封面应标明全宗名称,每个档案盒装入归档文件的件数,根据档案盒的空间的容量确定。档案盒背脊设置全宗、年度、期限、类目代码、馆编文件起止号等。 (2)备考表:备考表置于盒内文件之后,包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。 盒内文件情况说明是填写文件在保管期间发生修改、缺损、补充、移出、销毁等;整理人是各部门负责整理归档文件人员;检查人是负责检查归档文件整理质量的人员姓名;日期是指归档文件整理完毕的日期。 (3)上架:档案盒上架按年度-档案类目-保管期限顺序竖放排列(即档案盒长作背脊)。


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