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西北农林科技大学档案知识宣传手册

【作者】: 【发布时间】:2017-06-02


  国际档案日知识 

  1948年6月9-11日,位于巴黎的联合国教科文组织(UNESCO)召开了一场专家会议,来自世界上许多国家的档案工作者参加了会议交流,经大家讨论决定成立国际档案理事会(ICA)。会上通过了ICA的第一份章程,章程指出,世界各国的档案工作者应共同努力“为了全人类”保护好档案,开展鉴定并提供利用;档案和文件作为全世界共享的遗产和全人类一样具有同一性。

  2007年11月,为了庆祝2008年6月9日ICA成立60周年纪念日,ICA全体成员在加拿大魁北克举行年度全体会议并投票决定,将每年的6月9月定为国际档案日。

  国际档案日作为世界档案界一个盛大节日,为世界的档案工作者推动本国档案事业的发展提供了一个契机,有助于提升档案在大众中的社会地位,改变档案部门和档案专业的形象,让档案界发挥最充分的意义,从而建立起更大的信心并与社会互动。

  档案基本知识  

  1、《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)自哪年开始施行?

  答:自1988年1月1日起施行。

  2、《档案法》对“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民”规定有何义务?

  答:有保护档案的义务。

  3、档案的含义是什么?

  答:是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

  4、我们常见的档案有哪些?

  答:有文书、教学、科研、基建、设备、会计、声像、人事、婚姻、家庭、电子等档案。

  5、档案工作的基本内容包括哪些?

  答:档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。

  6、到档案馆利用档案,所提供的复制件必须经档案馆盖章吗?

  答:是。复制件经档案馆盖章后是有与档案原件同等的利用价值和引证效力,未经盖章是无效的。

  7、流动人员人事档案由什么机构管理?

  答:由县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构管理,其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

  8、家庭档案的含义是什么?主要包括哪些内容?

  答:家庭档案是家庭及其成员在家务和社会活动中形成的原始记录。主要包括成员活动经历、证件、书信、著作、健康、财产、声像等家庭生活中的各方面内容。

  9、《高等学校档案管理办法》(教育部27号令)自哪年颁布实施?

  答:自2008年9月1日由教育部颁布实施。

  10、档案行业标准《归档文件整理规则》(DA/T22-2015)自哪年发布并实施?

  答:2015年10月25日发布,2016年6月1日实施。

  11、《会计档案管理办法》(财政部第79号)自哪年颁布并实施?

  答:2015年12月11日颁布,2016年1月1日起实施。

  12、什么是高等学校档案?

  答:高等学校档案(以下简称高校档案),是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

  13、高等学校文件材料的归档范围有哪些?

  答:高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:(1)党群类;(2)行政类;(3)学生类;(4)教学类;(5)科研类;(6)基本建设类;(7)仪器设备类;(8)产品生产类;(9)出版物类;(10)外事类;(11)财会类。

  14、高等学校中对档案违法行为有哪些规定?

  答:根据《高等学校档案管理办法》第四十条规定,有下列行为之一的,高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

  (1)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

  (2)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

  (3)涂改、伪造档案的;

  (4)擅自出卖、赠送、交换档案的;

  (5)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

  (6)其他违反档案法律法规的行为。

  毕业生档案基本问题  

  1、什么是学生档案?

  答:学生档案是指全日制普通本专科生和研究生在校学习期间形成的反映个人经历和各方面表现的材料,是国家人事档案的组成部分,是大学生就业及其今后单位选拔、任用、考核的主要依据。

  2、学生档案内有哪些材料?

  答:(1)高中档案材料:高考报名登记表、体检表、高中毕业生登记表、党(团)组织材料等;(2)大学档案材料:学生登记表、学年鉴定表、成绩表、学籍异动材料、入党(团)材料,在校期间奖励、表彰及惩处决定等;(3)毕业档案材料:毕业生登记表、学历学位材料、毕业生体检表、报到证等材料。

  3、如何规范填写学生档案?

  答:学生档案中的学生登记表、学年鉴定表、毕业生登记表、加入党团组织材料等,都是由学生自己填写产生。填写时,一是必须真实、完整填写相关信息,准确书写姓名、出生时间、加入党团组织时间,不要涂改,并确保各类材料中姓名、出生时间、加入党团组织时间的一致性,以免带来后期人事档案认定的麻烦。二是填写自我鉴定材料时须态度端正,面面俱到,忌一个词或一句话总结。三是填写须字迹端正清晰,使用不褪色的蓝黑墨水、黑色墨水书写,不要使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水和复写纸等书写。

  4、学生档案由学校哪个部门管理?

  答:我校学生档案由学校档案馆学生档案室负责管理,办公地点在南校区档案馆306室,联系电话029-87082957。

  5、“学籍档案”与“人事档案”区别是什么?

  答:毕业生的学籍档案是指通过参加全国统一考试并被录取的大中专院校学生的档案,它以文字资料的形式记录了高考成绩、在校学习成绩、家庭状况、在校期间表现和奖惩情况等。毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。学籍档案正式成为人事档案,是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报道证后,才得以实现。

  6、什么是派遣?

  答:派遣工作是学生毕业离校必须办理的一个重要手续,是以毕业生的就业情况为依据,将毕业生的户口、档案关系转移到校外相应部门或单位,包括办理报到证、户口迁移证和档案转寄等程序,所涉及的部门有学校、工作单位、教育主管部门、人事部门等。办理完这一手续,标志着学生正式离开学校,由学校人转变为社会人。

  7、毕业生应如何对待自己的档案?

  目前,毕业生中有一种比较普遍的现象对档案不了解,也不关心;甚至有的毕业几年了,档案还在学校存放;有的将档案放在家里,更甚者早已不知将档案丢在何处,似乎“档案没什么用了”。其实不然。现在,企事业单位招聘员工,国家公务员的选拔等都要审查档案,并以其记载的相关信息作为甄选人才的重要证据。另外,如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要你的人事档案。总之,现实生活中,人事档案仍具有不可替代的作用,我们应给予足够的重视,以免在日后的学习生活中造成不必要的烦恼和损失。

  所以,学生毕业后,应将学生档案交给所在单位人事部门或人才交流机构管理。

  8、报到证的作用?

  答:(1)到接收单位报到的凭证;(2)证明持证的毕业生是纳入国家统一招生计划的学生;(3)干部身份证明;(4)凭报到证以及其它有关材料办理户口手续。

  9、哪些机构能保管人事档案?

  答:按国家政策规定,组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案,各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案,一般由委托的各级人才交流机构托管。毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外,各级人才交流机构,如省人才、市人才、各区人才等,它们的区别只是所属部门的不同,其它无任何区别。

  10、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务?

  答:(1)负责人事档案关系接收、调出相关手续;(2)办理毕业生的转正定级;(3)档案工资的晋级;(4)职称晋升申报;(5)办理落户手续;(6)出具省份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;(7)代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。

  11、毕业生在档案转递时要注意哪些?

  答:(1)在没有搞清楚用人单位是否具有人事主管权之前,不要把档案转入这个单位,应该把档案转递到这个单位所在地的人才交流中心去。

  (2)要询问清楚用人单位的性质,如果是国家机关、国有事业单位、国有企业,他们或他们的主管单位人事管理权的,可以接收档案。其它各类非公企事业单位、各类民营机构是无人事管理权的,要通过人才交流中心来接收学生,学生档案要放到人才中心去。

  (3)档案的转递是有规定程序的,在离开学校之前最好弄清楚你的档案在什么时间被转到哪个地方去了。因为在现阶段,主管学生分配的单位没有统一,有人事局、人才交流中心、教育局专门的分配办等。

  西北农林科技大学查档须知

  1、查档者需持本人证件或单位介绍信方可到档案馆保管利用室查阅相关档案。

  2、查档者须说明利用档案的用途及具体要求。

  3、档案工作人员鉴别所用档案性质和类别后,调卷、提供相关档案资料。

  4、查档者在档案馆阅览室查阅,如须复印,由档案工作人员提供复印并盖章。

  5、档案利用完毕后须填写利用登记表或意见建议。

  


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