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西北农林科技大学研究生学位档案整理规范

【作者】:档案馆 【发布时间】:2015-03-11


 

         一、初步整理

         1.将准备归档的研究生学位材料按博士研究生、硕士研究生两类分开。

         2.硕士研究生学位档案材料按培养研究生的不同类型分开 按全日制专业学位硕士、在职攻读硕士学位、学术型硕士等三种研究生类别,将学位材料分别集中。

         3.将每位研究生的学位材料集中放置于一个文件袋内或用大夹子夹在一起。

         二、下载学位档案目录

从档案馆网站下载《博士研究生学位档案目录》(附件1)、《全日制专业学位硕士研究生学位档案目录》(附件2)、《在职攻读硕士学位研究生学位档案目录》(附件3)、《学术型硕士研究生学位档案目录》(附件4)、《卷内备考表》(附件5)、《研究生学位档案封面》(附件6)。 需根据研究生的不同类型选用相应的学位档案目录。

         三、案卷整理

案卷是指档案的整理单位。研究生学位材料要求以案卷为单位整理归档。所有应归档材料按照研究生培养环节的先后时间顺序依次排列,即按照招生、培养、学位论文答辩、毕业与学位授予、其它等5个环节的先后顺序集中排列。

每位研究生的学位材料实行一人两册集中整理。论文一般成本成册,附于案卷最后,并单独存放。

案卷整理步骤:

       (一)检查卷内文件是否符合归档要求

归档材料整理的质量要求是:一是文件材料要齐全完整;二是装订前必须对不符合质量要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修补要最大限度地保护原貌为原则。三是使用的书写材料、纸张、装订材料必须符合档案保护要求。

        1.对照下载的学位档案目录,检查该份学位材料是否缺失某项材料(学位论文项除外)。如果缺失,及时补充,无法补充时,请在学位档案目录中的备注栏内说明原因。

        2.学位档案材料的相应位置必须粘贴照片,不能有空缺。

照片是研究生本人各种表格材料中的重要组成部分,应该齐全完整。照片在粘贴过程中有的使用双面胶或者固体胶,档案保存时间长了,就会自然脱落。因此要求用高粘度合成胶水粘贴严实、平整牢固。

        3.学位档案材料中有关栏目必须有相应签字及单位盖章,具体栏目为:

       ①成绩单;

       ②学院推荐意见;

       ③答辩委员会审核意见;

       ④学院分学位评定委员会审核意见;

       ⑤校学位评定委员会决议;

       ⑥毕业研究生登记表。

        4.修整材料

公文格式规范要求,(左白边)用纸订口为2.8cm,要求左侧装订,不掉页。

学位档案材料中,如果有部分材料左边距太窄,并且无法装订的,装订后无法阅读和利用的,就必须加贴护边,防止文字内容被装订线遮盖。

如个别表格,左白边要用A4纸规格长度贴边和修整,易于装订。

        5.书写材料要求

        学位材料应使用碳素、蓝黑墨水等符合档案保护要求的书写材料,严禁使用铅笔、圆珠笔,红色、纯蓝色墨水和喷墨打印、传真等不耐久材料归档。

        如果出现以上情况,对原材料要进行复印,替代不符合要求的应归档的材料。

      (二)卷内文件排列

        按照不同类型研究生学位档案目录中的顺序,对每一位研究生的学位材料进行认真排序,不能前后顺序颠倒,放错内容。

      (三)拆钉

        去除文件材料上易锈蚀的金属物,如订书钉、曲别针、大头针等装订用品,容易被氧化和腐蚀,对档案构成潜在危害,装订时需要拆钉器去除这些金属物,以避免文件纸张在长期保管过程中受到金属钉锈蚀,破坏文件的原貌。

        对于装订成册的刊物,由于金属装订物已严密封装在其中,拆钉会严重损害原貌,可不再拆钉重装。如学位论文。

      (四)装订

        装订就是以案卷为单位将所有学位材料固定在一起的过程,其作用是固定文件页次,防止文件材料张页丢失和散落,便于归档后保管和利用。去除材料上的金属物后,用线绳重新装订。

       1.装订顺序

       按照案卷归档要求规范,排列顺序依次为:

       学位档案封面——学位档案目录——学位档案材料——卷内备考表——封底。

        2.用纸规格要求

        对超大纸张要进行折叠,如A3、8开纸幅面需要对折,注意正面朝内,折叠好后打页码,页码就不会被遮挡或漏打。页码也只按1页计算。

        3.装订方法

        三孔一线装订,即8字装订法。

        4.对齐方式

        装订前应按一定方式对齐,装订位置通常在文件的左侧。装订时,左侧、下侧对齐装订。

        5.装订步骤

        首先用大夹子固定好文件材料,其次是用铅笔确定打孔位置,用小电钻打三个小孔,最后用线绳统一装订。要求不掉页,无缺损。

         6.打孔位置的确定

         距离订口(左白边)1厘米,上下钉位眼位置距版面上下各9厘米,中间钉眼位置居中。

         7.学位材料制作过程中一定要留足装订线位置,审核材料时要把好验收关。

       (五)编写页码

         用打号机编写页码。使用打号机编号时,每卷均从“001”开始连续编号,打码均采用3位数,连续编号。卷内文件有文字内容的页面都要进行打码,单面书写的打在右下角,双面书写的双面均打码,正面打在右下角,背面打在左下角,两页页码之间误差不超过0.4厘米。

         注意问题:

         1.编写页码时不要漏页,如果漏编部分页面,则需对错误页码涂改后重新编写;

         2.封面、卷内文件目录、卷内备考表不计入页数内、不打码;

         3.学位论文不需要打页码。

       (六)填写学位档案目录中的页码

         填写学位档案目录每项材料的起止页码。学位论文页码不需填写。

       (七)填写卷内备考表。

       《卷内备考表》是该卷档案的备注说明,必填的项目一般是本卷的页数、立卷(归档)人、审核人、归档日期等。除必填项目外,对该卷档案的归档情况说明有时是非常重要的,如档案缺损情况。 每卷学位档案之后均需附加1张《卷内备考表》。如无特殊说明,备考表下方的立卷人、审核人项分别由各学院的归档人员和学院分管领导签字,并填写归档时间。

       (八)填写研究生学位档案封面

         填写学位档案封面,内容包括学院名称、研究生姓名、学科专业名称、学位级别、形成时间、保管期限、形成单位等信息。

         四、档案移交

         各学院将研究生学位档案材料按照规范要求整理完毕后,认真填写《研究生学位档案案卷移交登记表》(附件7)和《研究生学位档案案卷移交目录》(附件8),并到档案馆办理移交手续。移交目录一式两份,双方签字并各持一份备查。

        五、归档时间

        研究生学位档案归档时间为次年3月15日-5月15日。
 

 

 
 



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